Organizování dat klientů v počítači, aneb jak se z toho nepos…

Proč organizovat svá data ?

Na tuto jednoduchou otázku existuje i jednoduchá odpověď: V ogranizovaných datech se budete daleko lépe orientovat a rapidně se zvýší vaše efektivita práce.

Moje situace

• Jsem student 4. ročníku Univerzity Pardubice na denním studiu.
• Zároveň pracuji pro několik firem a stálých zákazníků jako webdesignér a občasný HTML kodér.
• Mám rád sport a aktivně hraji fotbal od svých 6ti let.
• Mám přítelkyni, se kterou rád trávím čas v kině při sportu nebo na výletech.

Myslím, že ti bystřejší z vás už tuší, kam tímhle výčtem svých aktivit mířím. Čas se nedá natáhnout.

Bylo nutné, abych si svojí práci zorganizoval tak, aby mi zbýval čas i na ostatní aktivity, které bych nerad omezoval.

Vzhledem k charakteru práce webdesignéra se mi velice často stává, že pracuji i pro více než 5 klientů najednou. Samozřejmě mám domluvené rozumné termíny, abych se z toho úplně nezbláznil, ale i tak je to občas dost náročné.

Jak strukturovat data klientů na pevném disku ?

Na svém pracovním počítači mám na disku složku Klienti. Tato složka obsahuje jednolivé firmy, pro které pracuji. Jsou to převážně firmy, které se zabývají tvorbou webových stránek a internetových obchodů. Pro tyto klienty realizuji jednolivé projekty, které dále dělím podle jejich názvů.

Jednotlivé složky projektů obsahují složky HTML, PSD, Soubory, Zmeny. Názvy napovídají, co se ve složkách ukrývá.

Složka konkrétního projektu

• HTML - Obsahuje HTML šablony.
• PSD – Obsahuje jednotlivé PSD soubory, které verzuji dle změn pořadovými číslicemi.
• Soubory – V této složce shromažďuji jednotlivé soubory, které jsem obdržel od klienta, nebo které nějakým způsobem s projektem souvisí (Texty, Obrázky atp.)
• Zmeny – Složka změny obsahuje řadu dalších podsložek s názvy typu „20-09-2011″. V této složce jsou přehledně vidět, kdy a kde jsem dělal jaké změny na daném projektu. Dá se potom snadno dohledat, kolik jsem kde dělal práce a přibližně jaký čas mi to zabralo.

Předpřipravené soubory

Když vytvářím nový projekt, jsou určité soubory a složky, které bych musel vytvářet pokaždé znova. Proto jsem si vytvořil složky HTML – zaklad a Projekt – zaklad. Při vytváření nového projektu zkopíruji předpřipravené soubory a složky do nové složky, která nese Název nového projektu. V těchto souborech mám např. předpřivaené PSD se standartní velikostí Canvasu a vodítky na 960px nebo 980px layout. Nebo základní CSS soubory s resetem HTML prvků a defaultními třídami, které běžně používám.

Takto připravené složky dokážou na každém projektu ušetřit zhruba hodinu času. Ano opravdu tolik času strávíte jen rutiními činnostmi před zahájením samotné práce.

Ukázka stromové struktury na mém disku

Tento způsob organizace můžu vřele doporučit všem webdesignérům, protože se mi v praxi hodně osvědčil. Je ovšem nutné zachovat určitý řád a složky vytvářet podle stanovených pravidel, jinak se v tom ztratíte.

Pokud mi např. přijde e-mail od klienta se soubory k danému projektu, ihned je ukládám do složky projektu na svoje místo – složka Soubory. Pokud bych tuhle rutinu nedodržel, jistě by se mi celý systém rozpadl.

Hlavně když např. kódujete layout a potřebujete najít text, který vám poslal klient, nemusíte jej lovit někde v mailu, ale  o složku vedle.

Určitě mi sami dáte za pravdu, že při práci dost často skáčete mezi složkami jak cvičená opice. Naučte se svoje data strukturovat a uvidíte, že se vám hned bude pracovat lépe a po delším čase zjistíme, že vám zavedení podobného systému ušetří spoustu nervů a hlavně času.

V některém z dalších článků bych se rád věnoval kompletnímu plánování a realizování projektů. Budu se zabývat odhadem termínů, priorit a částečně i komunikací s klientem.

Doufám, že se vám tento úvodní článek líbil a že se podělíte i o svoje „know how“ při strukturování dat klientů v komentářích.